Sopimukset ja yhtiön hallinnon järjestäminen poikkeusolosuhteiden aikana!

ViiviAjankohtaista

Koronaviruspandemia aiheuttaa huolta monelle yritykselle epävarmuustekijöiden kasvaessa. Tässä artikkelissa olemme koonneet muutamia huomioita yritysten toimintaan, toiminnan kannalta tärkeisiin sopimuksiin sekä yhtiön hallintoon liittyen, mitkä kannattaa huomioida nyt vallitsevien poikkeusolosuhteiden aikana.

Sopimukset ja ylivoimainen este

Poikkeusolosuhteiden aikana on hyvä tiedostaa ja tarkistaa sopimusvelvoitteensa eri sopimussuhteissa. Erityisen tärkeää on selvittää sopimusvelvoitteensa, mikäli sopimuksesta joudutaan poikkeamaan. Koronaviruspandemia seuraamuksineen saattaa muodostaa tosiasiassa ns. ylivoimaisen esteen (force majeure) sopimuksen täyttämiselle, mutta tätä on syytä tarkastella tapauskohtaisesti, ottaen huomioon sekä sopimusehdot että koronaviruspandemian aiheuttamat seuraukset ja esteet liiketoiminnalle. Ylivoimainen este ei lähtökohtaisesti anna perustetta sopimuksen irtisanomiselle tai purkamiselle vaan riippuen sopimuksen force majeure -lausekkeesta antaa yleensä lisäaikaa sopimuksen täyttämiselle tai mahdollistaa sen osittaisen täyttämisen.

Olennainen osa sopimushallintaa on ymmärtää osapuolten vastuut ja velvoitteet läpi sopimusketjun. Koronaviruspandemian aiheuttamien vaikutusten kartoitus omiin sopimussuhteisiin, esimerkiksi toimitus- ja alihankintasopimuksiin, on suositeltavaa tehdä ensi tilassa. Eteen voi tulla esimerkiksi tilanne, jossa yritys joutuu korvaamaan asiakkaalleen viivästyksen tai virheen, joka johtuu alihankkijasta tai tavarantoimittajasta, jolloin selvitettäväksi tulee se, mahdollistaako sopimuksesi vastaavan korvauksen saamisen alihankkijalta tai tavarantoimittajalta.

Jos oma sopimuskumppanisi vetoaa ylivoimaiseen esteeseen, tulee myös pysähtyä miettimään sitä, miten tilanteeseen kannattaa reagoida. Jos koronaviruspandemian vaikutukset ovat epäselvät ja tilanne ja sopimus muutenkin tulkinnanvaraisia, kannattaa tällaisissa tilanteissa kääntyä juridiikan asiantuntijan puoleen sopimuksen tulkinnassa. Yleensä myös yhteistyössä aloitettu neuvottelu sopimuskumppaneiden välillä on kustannustehokkain ja ketterin tapa edetä tilanteessa ja mahdollistaa yhteistyön jatkumisen poikkeusolosuhteissa ja sen jälkeenkin. Ensisijaisen tärkeää olisi päästä lopputulokseen, jolla turvataan yritysten liiketoiminta ja sen jatkuminen myös jatkossa. Tavoitteena tuskin kenelläkään on sopimuskumppanin konkurssi koronaviruspandemian seurauksena.   

Koronaviruspandemia itsessään ei automaattisesti tarkoita force majeure -perusteen olemassaoloa, vaan siihen vetoavan osapuolen on aina pystyttävä osoittamaan, millä konkreettisella tavalla pandemia on estänyt sopimuksenmukaisen suorituksen tekemisen kokonaan tai osittain. On myös hyvä muistaa, että väärällä tavalla tehty vetoaminen force majeure -perusteeseen tai ilmoitusvelvollisuuden laiminlyönti voi johtaa huomattaviin oikeudenmenetyksiin. 

Sopimuksen kohtuullistaminen

Mikäli sopimuksen ehtojen täyttäminen johtaisi toisen osapuolen kannalta kohtuuttomaan lopputulokseen, saattaa tämä muodostaa perusteen sopimuksen kohtuullistamiseen oikeustoimilain yleisen kohtuullistamissäännöksen 36 §:n perusteella (Laki varallisuusoikeudellisista oikeustoimista 956/1982). Oikeustoimen sovittelu edellytyksenä on se, että ”oikeustoimen ehto on kohtuuton tai sen soveltaminen johtaisi kohtuuttomuuteen”. Oikeustoimen sovitteluedellytysten voidaan katsoa olevan sekä Suomessa että muissa Pohjoismaissa varsin laajat, sillä kohtuutonta oikeustoimen ehtoa voidaan sovitella sekä alkuperäisen kohtuuttomuuden että jälkikäteisen kohtuuttomuuden perusteella. Vaikka normaalitilanteessa kohtuullistamisehtoa sovelletaan harvoin B-2-B suhteisiin, nähtäväksi jää muuttaako koronaviruspandemia tätä soveltamiskäytäntöä tulevaisuudessa. Sopimuksen kohtuullistamisen lisäksi, sopimuksissa saattaa suoraan olla lausekkeita, jotka oikeuttavat neuvottelemaan ehdoista ainakin osittain uudestaan lainsäädäntömuutoksen (esim. valmiuslain käyttöönottoasetuksen) perusteella. 

Yhtiökokous etäkokouksena

Kevään aikana yhtiöiden lakisääteiset velvoitteet edellyttävät monien yhtiöiden osalta mm. yhtiökokouksen järjestämistä edellisen tilikauden tilinpäätöksen hyväksymiseksi. Fyysiset kokoontumiset eivät kuitenkaan monessakaan yrityksessä ole poikkeusolosuhteissa suositeltu vaihtoehto. Tästä johtuen onkin hyvä muistaa, että voimassa oleva osakeyhtiölaki (Osakeyhtiölaki 624/2006) sallii useimmissa tilanteissa myös virtuaalisen etäkokouksen järjestämisen. Etäkokouksen järjestäminen edellyttää yhtiöjärjestyksen määräystä tai hallitus voi päättää asiasta. Etäkokouksen osalta on noudatettava samoja muotovaatimuksia mitä fyysinen kokous edellyttää ja muun muassa etäyhteysmahdollisuudesta tulee mainita kokouskutsussa. Voimassaolevan osakeyhtiölain mukaan yhtiökokous tulee kuitenkin pitää yhtiön kotipaikassa eli vaikka etäyhteysmahdollisuus olisikin ja tästä kokouskutsussa kerrotaan, tulee perinteinen kokouspaikka silti olla siltä varalta, että kaikki eivät pääse osallistumaan kokoukseen etänä. Vinkkeinä etäkokouksen pitämiseen on myös, että etäosallistujan tunnistaminen ja äänioikeuden varmistaminen voidaan tehdä esimerkiksi ennakkoilmoittautumisen avulla ja äänestysten osalta yhtiökokouksessa voidaan käyttää ennakkoäänestysmenettelyä ja/tai valtuuttaa asiamies edustamaan osakkeenomistajaa tai jopa useampaa osakkeenomistajaa samassa kokouksessa.

Yhtiöoikeudellisten asiakirjojen allekirjoittaminen sähköisesti

Osakeyhtiölain mukaisten pöytäkirjojen ja muiden asiakirjojen allekirjoittaminen ei myöskään edellytä fyysistä kokoontumista eikä pöytäkirjoja tarvitse fyysisesti kierrättää allekirjoitusten keräämiseksi. Yhtiöoikeudelliset asiakirjat voidaan allekirjoittaa pätevästi myös sähköisessä muodossa. Allekirjoitus voidaan toteuttaa joko sähköisen allekirjoittamispalvelun kautta tai vastakappalein, mikäli allekirjoittajia ei ole kohtuuttoman suurta määrää. Vastakappalein tapahtuva allekirjoittaminen toteutetaan siten, että jokainen allekirjoittaja lähettää omalla allekirjoituksellaan varustetun allekirjoitussivun esimerkiksi kokouksen puheenjohtajalle tai sihteerille, joka kokoaa pöytäkirjan lopullisen version lisäämällä allekirjoitussivut pöytäkirjaan. Sähköisen allekirjoittamisen käyttämisessä tulee kuitenkin varmistaa se, että allekirjoituksen alkuperä voidaan tarvittaessa myöhemmin todistaa.

Osingonjaosta päättäminen ja johdon vastuu

Osingonjaosta yhtiön osakkeenomistajille päätetään yhtiökokouksessa enemmistöpäätöksellä. Varojenjaon osalta on syytä muistaa, että osingonjakopäätös tulee tehdä maksukykytestin mukaisesti (OYL 13:2) ja asiassa tulee huomioida tilinpäätöksen laatimisen jälkeen yhtiön taloudellisessa asemassa tapahtuneet olennaiset muutokset. Osakeyhtiölain mukaan varoja ei saa jakaa, jos jaosta päätettäessä tiedetään tai pitäisi tietää yhtiön olevan maksukyvytön tai jaon aiheuttavan maksukyvyttömyyden. Osingonjakaminen vastoin maksukykytestiä voi johtaa yhtiön johdon vahingonkorvausvelvollisuuteen osakeyhtiölain 22 luvun vahingonkorvaussäännösten mukaisesti, mikäli varojenjako loukkaa yhtiön velkojien oikeuksia.

Maksukyvyn arvioinnin osalta on oleellista, että arvio ei perustu yksinomaan taseessa näkyvään jakokelpoisen pääoman määrään, vaan maksukykyyn vaikuttavat myös yhtiön talouden kehitysnäkymät. Maksukyvyn ja siten osingonjaon perusteena tulee olla laajempi yleiskuva yhtiön taloudellisesta kehityksestä. Osakeyhtiölaki ei edellytä yhtiön johdolta erillistä dokumentaatiota maksukyvyn määrittämiselle, mutta se on suositeltavaa etenkin, jos taloudellinen tilanne vaikuttaa yleisesti epävakaalta tai olosuhteet ovat muuttuneet olennaisesti tilikauden päättymisen jälkeen. Erityisen suositeltavaa dokumentointi on nyt, kun koronaviruspandemian pitkäaikaisia taloudellisia vaikutuksia on vielä mahdotonta arvioida.

Osingonmaksukyky on aina arvioitava erikseen päätöksentekohetkellä ja vastuu tämän arvion tekemisestä on yhtiön johdolla, jolla luonnollisesti on paras näkymä yhtiön taloudelliseen tilanteeseen.  Mikäli yhtiön taloudellinen tilanne on ehtinyt muuttua kokouskutsun lähettämisen jälkeen, yhtiökokous voi päättää olla jakamatta osinkoa, vaikka hallitus olisi osingonjakoa ehdottanut.

Ernst & Young Oy:n (EY):n eri alojen asiantuntijamme ovat käytettävissänne ja teemme parhaamme auttaaksemme yritystänne selviämään tällä hetkellä vallitsevista, hyvin poikkeuksellisista olosuhteista. Mikäli yrityksenne tai sopimuskumppaninne liiketoiminnassa joudutaan turvautumaan tavanomaisesta poikkeaviin järjestelyihin tai tilanne aiheuttaa muita muutoksia päivittäisiin toimintoihinne, olettehan yhteydessä, jotta voimme yhdessä löytää keinot yrityksenne toiminnan turvaamiseksi näiden haastavien poikkeusolosuhteiden aikana. 

Noora Ervasti
Legal Counsel, Corporate Law 
OTM, KTM 
Mobile: +358 45 6471 545
Email: noora.ervasti@fi.ey.com