1. Rekisterinpitäjä

Lapin kauppakamari (Y-tunnus 0283290-0)

Osoite:

Maakuntakatu 29-31 B, 96200 Rovaniemi 

Puhelin:

040 511 1696

Sähköposti:

lapinkauppakamari@chamber.fi

Yhteyshenkilö tietosuoja-asioissa:

Asiamies Viivi Lakkapää viivi.lakkapaa@chamber.fi 

puh. 040 511 1696

2. Mihin tarkoituksiin käsittelemme jäsentemme henkilötietoja?

Jäsenellä tarkoitetaan tässä yhteydessä niiden yritysten ja muiden yhteisöjen yhteyshenkilöitä, joiden kanssa Lapin kauppakamarilla on jäsensuhde.

Lapin kauppakamari käsittelee jäsenten henkilötietoja seuraaviin tarkoituksiin (yhteen tai useampaan samanaikaisesti):

Jäsensuhteen hoito ja analysointi

  • Lapin kauppakamari käyttää henkilötietojasi edustamasi yrityksen tai muun yhteisön kanssa muodostetun jäsensuhteen hoitoon ja analysointiin. Lapin kauppakamarin tehtävänä on kehittää toiminta-alueensa elinkeinoelämän toimintaedellytyksiä.

Jäsenetujen tarjoaminen

  • Lapin kauppakamari voi käyttää henkilötietojasi erilaisten vaihtuvien jäsenetujentarjoamiseksi ja niiden hyödyntämisen analysoimiseksi. Henkilötietoja käytetään Lapin kauppakamarin ja jäsenen taustaorganisaation väliseen sopimukseen tai muuhun sitoumukseen perustuvien oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseen.

Jäsenviestintä

  • Lapin kauppakamari voi käyttää henkilötietojasi jäsenviestinnässään, esimerkiksi lähettääkseen sinulle jäsenyyteen ja jäsenetuihin liittyviä ilmoituksia, tiedottaakseen palveluihin tehdyistä muutoksista ja pyytääkseen palautetta tuotteista ja palveluista.
  • Lapin kauppakamari voi käyttää henkilötietoja jäsentarjontansa räätälöimiseen ja relevantin sisällön tarjoamiseen. Tämä tarkoittaa esimerkiksi sitä, että saatamme

antaa suosituksia tai näyttää räätälöityä sisältöä ja räätälöityjä viestejä omissa ja kolmansien osapuolten palveluissa.

 Tuotteiden ja palveluiden kehittäminen

  • Lapin kauppakamari voi käyttää jäsenen henkilötietoja tuotteiden ja palveluidensa

   kehittämiseen.

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on EU:n tietosuoja-asetuksen 6 artiklan seuraavat alakohdat:

  1. rekisteröityonantanutsuostumuksensahenkilötietojensakäsittelyynyhtätai useampaa erityistä tarkoitusta varten;
  2. käsittely on tarpeen sellaisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, jossa rekisteröity on osapuolena, tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi rekisteröidyn pyynnöstä;
  3. käsittelyontarpeenrekisterinpitäjänlakisääteisenvelvoitteennoudattamiseksi; ja/tai
  4. käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen toteuttamiseksi, paitsi milloin henkilötietojen suojaa edellyttävät rekisteröidyn edut tai perusoikeudet ja -vapaudet syrjäyttävät tällaiset edut.

Lähtökohtaisesti Lapin kauppakamari käsittelee tietojasi jäsenrekisterissään kauppakamarilain ja yhdistyslain perusteella. Lapin kauppakamari voi käsitellä henkilötietojasi lisäksi muun lainsäädännön niin velvoittaessa, kuten esimerkiksi kirjanpitolain säilytysvelvollisuuden perusteella.

Lapin kauppakamarilla on toimintansa harjoittamiseen liittyviä oikeutettuja etuja, kuten toiminnan edelleen kehittäminen sekä mahdollisten väärinkäytösten selvittäminen, ja henkilötietojasi voidaan käsitellä myös näillä perusteilla.

3. Mitä tietoja voimme kerätä?

Lapin kauppakamarin keräämät henkilötiedot voivat sisältää muun muassa seuraavan tyyppisiä tietoja ja niihin tehtyjä muutoksia:

3.1. Perustiedot kaikista rekisteröidyistä

  • etu- ja sukunimi
  • yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelin- ja faksinumerot)
  • sukupuoli
  • palvelukieli
  • titteli ja/tai työnkuvaus nykyisessä ja aikaisemmissa Lapin kauppakamarin
  • asiakassuhteeseen liittyvissä työtehtävissä
  • Lapin kauppakamarin jäsenyyteen liittyvän yrityksen, jossa rekisteröity työskentelee
  • tällä hetkellä tai on työskennellyt aikaisemmin, nimi ja tiedot
  • yhteyshenkilönä toimimisen alkamis- ja päättymisaika
  • rekisteröidylle kohdistettu viestintä sekä viestinnän sisältämien tuotteiden ja
  • palveluiden käyttö
  • sähköpostit

 3.2. Lapin kauppakamarin jäsentuotteita tai -palveluja käyttäneiden, niistä palautetta antaneiden ja/tai niistä reklamaation tehneiden rekisteröityjen tiedot

  • palautteen ja reklamaatioiden sisältö, niihin liittyvä kirjeenvaihto ja jatkotoimenpiteet

3.3. Lapin kauppakamarin sääntömääräisiin kokouksiin, tapahtumiin ja muihin palveluihin osallistuneiden rekisteröityjen tiedot

  • syntymäaika niihin tapahtumiin liittyen, joiden osalta esim. laivayhtiö sitä edellyttää
  • olennaiset tiedot organisaatiosta ja tapahtumaan osallistumisesta
  • ruokavaliota koskevat tiedot (erityisiä tietoja, jotka käyttäjä on antanut
  • vapaaehtoisesti)
  • rekisteröidylle kohdistetut edut ja niiden hyödyntäminen

 4. Mistä lähteistä keräämme henkilötietoja?

Suurin osa tiedoista saadaan rekisteröidyltä itseltään jäsenhakemuksen yhteydessä jäsensuhteen alussa ja sen aikana sekä niistä ohjelmista, joiden avulla käytät tuotteitamme ja palvelujamme.

Lapin kauppakamari saa henkilötietoja ja niiden päivityksiä myös viranomaisilta, organisaatioilta ja yrityksiltä, jotka tarjoavat luotto- ja henkilötietojen päivityspalveluja, julkisista hakemistoista ja muista julkisista tietolähteistä, kuten yhteisöjen www-sivuilta ja sosiaalisen median kanavista.

5. Kenelle voimme jakaa henkilötietojasi?

Lapin kauppakamari ei anna, myy tai muuten paljasta henkilötietojasi Lapin kauppakamari -yhteisön ulkopuolisille kolmansille osapuolille, ellei seuraavassa toisin mainita.

Lapin kauppakamari voi jakaa henkilötietojasi sille jäsenyritykselle tai -yhteisölle, missä olet töissä työnantajasi tiedustellessa esimerkiksi Lapin kauppakamarin tapahtumiin osallistuneiden työntekijöidensä tietoja. Lapin kauppakamari voi jakaa Lapin kauppakamarin tapahtumiin osallistuvien henkilötietoja muille kyseisen tapahtuman osallistujille esimerkiksi jakamalla osallistujalistan muun aineiston yhteydessä.

Lapin kauppakamari voi jakaa henkilötietojasi yhteistyökumppaneille, joiden kanssa Lapin kauppakamari yhdessä hallinnoi ja toteuttaa projekteja, kuten esimerkiksi Keskuskauppakamarille ja sen yhteydessä toimivalle Keskuskauppakamarin Palvelu Oy:lle.

Lapin kauppakamari saattaa jakaa henkilötietojasi Lapin kauppakamarille palveluja suorittaville kolmansille osapuolille. Näitä palveluja voivat olla esimerkiksi asiakaspalvelu, ohjelmistopalvelut, henkilötietojen tekninen hallinta ja analysointi, tutkimustoiminta, viestintä ja erilaiset kampanjat. Lapin kauppakamari saattaa jakaa henkilötietojasi

maksujen perimiseksi tuotteista ja palveluista, ja se voi esimerkiksi siirtää tai myydä maksamattomat laskut perintäpalveluja tarjoaville kolmansille osapuolille. Henkilötietojesi suojaaminen on Lapin kauppakamarille tärkeää, minkä vuoksi se ei salli kyseisten osapuolten käyttää tietoja mihinkään muuhun tarkoitukseen kuin kyseisten palvelujen tarjoamiseen, ja se edellyttää osapuolilta käyttäjän henkilötietojen suojaamista tämän tietosuojaselosteen mukaisesti.

Lapin kauppakamari saattaa jakaa henkilötietojasi tarkkaan harkittujen kolmansien osapuolten kanssa yhteisiin tai itsenäisiin tutkimus-, neuvontapalvelu- ja suoramarkkinointitarkoituksiin. Tietoja voidaan jakaa kyseisiin tarkoituksiin vain silloin, kun kolmannen osapuolen suunniteltu käyttötarkoitus ei ole ristiriidassa tässä Lapin kauppakamarin tietosuojaselosteessa määriteltyjen käyttötarkoitusten kanssa.

Lapin kauppakamari saattaa jakaa henkilötietojasi tuomioistuimen tai vastaavan

määräyksestä.

6. Siirrämmekö henkilötietojasi EU-alueen ulkopuolelle?

Lapin kauppakamari saattaa palveluja tarjotessaan käyttää eri puolilla maailmaa sijaitsevia resursseja ja palvelimia. Lapin kauppakamari saattaa siten siirtää henkilötietojasi palvelujen käyttömaan ulkopuolelle ja mahdollisesti myös EU- ja ETA- alueen ulkopuolisiin maihin, joiden lainsäädäntö ei tarjoa erityistä henkilötietojen suojaa tai joiden tietosuojalainsäädäntö on hyvin erilainen. Näissä tapauksissa Lapin kauppakamari varmistaa, että tietojen siirrolle on olemassa oikeusperusta ja että käyttäjän henkilötiedot suojataan sovellettavan lainsäädännön mukaisesti esimerkiksi käyttämällä (tarvittaessa) asianmukaisten viranomaisten hyväksymiä vakiosopimuksia ja edellyttämällä asianmukaisten teknisten ja käytännöllisten tietosuojatoimien noudattamista.

7. Kuinka kauan käsittelemme henkilötietojasi?

Lapin kauppakamari käsittelee henkilötietojasi tässä rekisterissä niin kauan, kun Lapin kauppakamarilla on jokin tämän tietosuojaselosteen kohdassa 2 kuvattu peruste tietojen käsittelyyn voimassa, sekä kohtuullisen ajan sen jälkeen. Tietojasi käsitellään vähintään sen ajan, kun Lapin kauppakamarin ja edustamasi organisaation välillä on voimassa jäsensuhde ja toimit yhteyshenkilönä Lapin kauppakamariin päin tai työskentelet kyseisessä jäsenyrityksessä.

8. Miten voit käyttää henkilötietoihisi liittyviä oikeuksiasi?

Jäsenen yhteyshenkilönä sinulla on erityyppisiä mahdollisuuksia vaikuttaa henkilötietojesi käsittelyyn. Pääsääntöisesti toteutamme pyyntösi kuukauden sisällä. Pyydämme ottamaan yhteyttä tämän tietosuojaselosteen kohdassa 1 mainittuun yhteyshenkilöön oikeuksiesi käyttämiseen liittyen.

 Sinulle kuuluvia oikeuksia ovat:

  1. Oikeus saada pääsy henkilötietoihin, joita sinusta on kerätty. Käytännössä tämä toteutuu niin, että asianmukaisen ja tunnistetun pyyntösi perusteella toimitamme sinulle raportin henkilötiedoista, joita sinusta on rekisteriin kerätty.
  2. Oikeus pyytää sinusta kerättyjen henkilötietojen oikaisemista. Mikäli huomaat tiedoissasi virheitä tai puutteita, voit tehdä meille oikaisupyynnön.
  3. Oikeus pyytää sinusta kerättyjen henkilötietojen poistamista. Meillä on velvollisuus poistaa pyytämäsi henkilötiedot tästä rekisteristämme, mikäli jokin seuraavista perusteista täyttyy, eikä muusta lainsäädännöstä tai viranomaismääräyksestä aiheudu tietojen säilyttämisvelvollisuutta:
  1. henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten niitä käsiteltiin;
  2. peruutat antamasi suostumuksen, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta;
  3.   vastustat käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseesi liittyen eikä käsittelyyn ole olemassa perusteltua syytä tai vastustat henkilötietojesi käsittelyä suoramarkkinointiin;
  4. henkilötietojasi on käsitelty lainvastaisesti;
  5. henkilötietosi on poistettava Euroopan unionin oikeuteen tai Suomen lainsäädäntöön perustuvan Lapin kauppakamariin sovellettavan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi
  • Oikeus pyytää sinusta kerättyjen henkilötietojen käsittelyn rajoittamista. Voit pyytää Lapin kauppakamaria rajoittamaan henkilötietojesi käsittelyä, mikäli:
  1. kiistät Lapin kauppakamarilla olevien henkilötietojesi paikkansapitävyyden;
  2. käsittely on lainvastaista ja vaadit poistamisen sijaan käytön rajoittamista;
  3.   Lapin kauppakamari ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta sinä tarvitset niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi;
  4. olet vastustanut henkilötietojen käsittelyä odotettaessa sen todentamista, syrjäyttävätkö Lapin kauppakamarin oikeutetut perusteet sinun perusteesi.
  • Oikeus siirtää antamasi tiedot järjestelmästä toiseen. Jos henkilötietojesi automaattinen käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen, on sinulla oikeus saada Lapin kauppakamarille toimittamasi henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.
  • Oikeus vastustaa sinua koskevien henkilötietojen käsittelyä. Mikäli Lapin kauppakamari käsittelee tietojasi oikeutetun edun perusteella, on sinulla oikeus henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseesi liittyvällä perusteella vastustaa sinua koskevien henkilötietojen käsittelyä. Kaikilla tässä rekisterissä olevilla on oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointia varten.
  • Oikeus peruuttaa suostumus. Mikäli kaikkia tai osaa henkilötiedoistasi käsitellään tässä rekisterissä antamaasi suostumukseen perustuen, on sinulla oikeus peruuttaa antamasi suostumus.
  • Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle. Mikäli mahdollista erimielisyyttä henkilötietojesi käsittelyyn liittyen ei saada sovinnollisesti ratkaistua sinun ja Lapin

kauppakamarin välillä, on sinulla oikeus viedä asia tietosuojavaltuutetun toimiston ratkaistavaksi.

  • Onko sinun välttämätöntä antaa henkilötietojasi meille?

Jotta Lapin kauppakamari voi täyttää kauppakamarin jäsenyyteen liittyvät sopimusvelvoitteensa, on Lapin kauppakamari saatava ja käsiteltävä sinua koskevia henkilötietoja. Ilman tarvittavia henkilötietoja emme voi tarjota jäsenelle ja/tai sinulle niitä jäsenetuja, joiden yhteydessä on tarpeen käsitellä henkilötietoja.

10. Teemmekö profilointia?

Emme toistaiseksi tee sellaista EU:n tietosuoja-asetuksen tarkoittamaa profilointia, jolla olisi oikeudellisia vaikutuksia tai muita vastaavia seuraamuksia sinuun liittyen.

Voimme sen sijaan muutoin analysoida rekistereissämme olevia henkilötietoja sekä yhdistää niitä kolmansilta tahoilta saataviin tietoihin, ja pyrkiä ennustamaan mm., millaisista sisällöistä olet todennäköisesti kiinnostunut, ja kohdentaa sisältöjä ennusteiden mukaan.

11. Minkä maan lakia tietojen käsittelyyn sovelletaan?

Me olemme suomalainen ja Suomessa operoiva organisaatio. Tähän henkilörekisteriin ja siihen sisältyvien henkilötietojen käsittelyyn sovelletaan Suomen lainsäädäntöä sekä suoraan Suomessa sovellettavaa EU:n lainsäädäntöä, kuten EU:n tietosuoja-asetusta.

12. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Sähköisesti käsiteltävät rekisterin sisältämät tiedot sekä sähköiset manuaalisesti ylläpidettävät tiedostot ovat palomuurein, salasanoin ja muin tietoturvatoimialan yleisesti hyväksyttävin teknisin keinoin suojattuja. Paperiaineistot sijaitsevat lukituissa tiloissa, joihin on pääsy vain nimetyillä henkilöillä.

Ainoastaan yksilöidyillä rekisterinpitäjän ja sen toimeksiannosta ja lukuun toimivien yritysten työntekijöillä on pääsy rekisterin sisältämiin tietoihin. Rekisteritiedot varmuuskopioidaan turvallisesti ja ne ovat palautettavissa tarpeen tullen.